Als Lifecoach hast Du viel Verantwortung und es gibt viele Anforderungen, die Du erfüllen musst. Du bist der Mensch, der seinem Klienten dabei hilft, eine neue Lebensvision zu entwickeln und erstellst einen Plan mit ihm, um dorthin zu gelangen. Eine wichtige Fähigkeit, die Dir dabei helfen kann, Deine Zeit effektiv zu nutzen, ist das Time Management.
Was musst Du als Life Coach vor allem beachten, wenn es um das Thema Zeitmanagement geht?
Am Ende des Tages hilft nicht nur Dir ein optimiertes Zeitmanagement, sondern auch deinen Klienten. Ich habe dir heute zehn Tipps mitgebracht, die Dir dabei helfen können, Deine Zeit als Lifecoach besser zu einzuteilen und effektiver zu nutzen:
1. Du solltest klare Ziel setzen
Stelle sicher, dass Du weißt, was Du erreichen möchtest, und setze klare Ziele, um Dich darauf zu konzentrieren. Um zu wissen was Deine Ziele sind, solltest du Dir im ersten Schritt klar und deutlich deine Ziele ausformulieren. Unterscheide bei deinen Zielen zwischen Teilzielen, Meilensteilen und einzelnen Aufgaben und versehe jedes einzelne To Do mit einem Enddatum.
Bestimmt hast Du schon einmal davon gehört seine Ziele "smart" zu formulieren. Die SMART-Methode kann Dir eine nützliche Hilfe sein, Deine Ziele zu setzen und so effizient zum gewünschten Ergebnis zu kommen.
Die SMART-Methode
S: Beschreibe Deine Ziele so spezifisch wie möglich
M: Orientiere Dich an messbaren Fakten
A: Mache Deine Ziele für Dich attraktiv
R: Formuliere sie realistisch
T: Habe ein Timing im Blick
2. Diese Ziele und Aufgaben musst Du nun priorisieren
Im zweiten Schritt kannst Du nun deine wichtigsten Aufgaben identifizieren und Dich zuerst auf diese konzentrieren. Hier geht es vor allem um das Thema Prioritäten setzen, was vielen Menschen nicht ganz einfach fällt. Um Dich etwas dabei zu unterstützen, stelle ich dir zwei Priorisierungsmethoden mit, die Du dafür nutzen kannst.
Das Eisenhower-Prinzip
Die Grundidee dieses Prinzips ist eine gezielte Kategorisierung von Aufgaben. Hier werden die Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit eingestuft. Eine Aufgabe gilt als wichtig, wenn sie der Zielerreichung dient. Eine Aufgabe, die Dich Deinen Zielen nicht näher bringt, gilt als unwichtig. Eine Aufgabe ist dringlich, wenn sie an einem ganz bestimmten Termin in der nahen Zukunft ihren Sinn verliert. Wenn es nicht wichtig ist, wann ihr die Aufgabe erledigt wird, ist sie nicht dringlich. Anhand dieser Parameter kannst du Deine Aufgaben dann in 4 Quadranten einteilen.
Wichtig & dringlich: Sofort selbst erledigen
Wichtig aber nicht dringlich: Exakt terminieren und selbst erledigen
Nicht wichtig aber dringlich: Delegieren
Weder wichtig noch dringlich: Nicht bearbeiten
Die ABC-Methode
Bei dieser Methode werden Deine Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit kategorisiert. Dazu stellst Du Dir zu jeder Aufgabe folgende Frage:
Wie wichtig ist diese Tätigkeit für den Erfolg meines Unternehmens?
Dann teilst Du die Aufgaben ein:
Kategorie A (Sehr wichtig & dringend)
Kategorie B (wichtig)
Kategorie C (weniger wichtig)
Nachdem du Deine Aufgaben kategorisiert hast, solltest Du das Zeitmanagement an die Kategorisierung anpassen. Hierfür bietet sich folgendes Schema an: Kategorie A: 60% der Gesamtzeit, Kategorie B: 25 % der Gesamtzeit, Kategorie C: 15% der Gesamtzeit.
3. Erstelle Deinen Zeitplan
Jetzt kommen wir zum tatsächlichen Zeitmanagement. Anhand Deiner vorherigen Zielsetzung und Periodisierung von Zielen und Aufgaben kannst du nun Deine Zeit im Voraus einplanen. Stelle sicher, dass Du dir immer einen Puffer einplanst und genügend Zeit für Deine Prioritäten hast.
4. Vermeide Ablenkungen
Zu lange Meetings, zu viel Smalltalk zwischendurch und zu vieles, was Du immer wieder von Neuem anfasst, ohne es fertig zu stellen - all das kann dein Zeitmanagement durcheinander bringen.
Was hilft wirklich gegen Zeitfallen beim Zeitmanagement?
- Suche Dir einen ruhigen Ort zum Arbeiten, an dem du weitgehend ungestört bist und Dich nicht in einen Smalltalk verwickeln lassen kannst.
- Während wichtiger Aufgaben solltest Du Dein Smartphone ausschalten oder in den Flugmodus schalten. Schaue auch während dieser Zeit nicht in Dein E-Mail-Postfach. Unerwünschte E-Mails bringen Dich wieder aus deinem Fokus heraus.
- Plane Dir klare Pausen für Dein Frühstück und Dein Mittagessen ein, sowie auch Deine Kaffeepausen.
5. Nutze Deine produktivsten Zeiten
Bist du eher ein Frühaufsteher oder eine Nachteule? Man könnte jetzt ganz allgemein sagen, dass man zum Beispiel ein Nachtmensch ist und daher eher am Abend arbeiten möchte oder aber ein Frühaufsteher und man am liebsten die Morgenstunden für das Arbeiten nutzt. Aber man sollte die Sache etwas systematischer angehen. Erfasse stattdessen Dein eigenes Verhalten. Notiere Dir jeden Tag stündlich und in etwa zur gleichen Zeit, wie konzentriert, motiviert und energisch Du gerade arbeitest. Wenn Du herausgefunden hast wann du am produktivsten bist, nutze diese Zeit, um wichtige Aufgaben zu erledigen.
6. Delegiere Aufgaben
Richtig delegieren bedeutet für Dich nicht nur Zeit zu sparen, sondern gute Delegation ist vielmehr der Schlüssel für eine gute Führung. Wer gut delegiert, bietet seinen Mitarbeitern Motivation, Identifikation und Sinn und fördert sie nachhaltig. Besonders gut geeignet sind Routine-, Verwaltungs-, Recherche- und fachspezifische Aufgaben. Es können aber auch Teilaufgaben bzw. Zuarbeiten für Deine Kernaufgaben sein. Überleg Dir, welche Aufgaben Du delegieren kannst, um mehr Zeit für Deine Kernaufgaben zu haben. 7. Nutze die Technologie
Es gibt viele Tools und Apps, die Dir dabei helfen können, Deine Zeit effektiv zu nutzen.
Doch welche Unterstützer helfen dir beim Zeitmanagement wirklich und wofür sollte man sie genau verwenden?
Timer
Das wohl einfachste Zeitmanagement-Tool ist der Timer auf Deinem Smartphone. Gerade bei Aufgaben, die Du weniger gerne erledigst, hilft der Timer Dir, etwas Druck aufzubauen und eine Deadline festzulegen.
Trello
Trello ist ein Tool, das vor allem die Teamarbeit fördert. Das Trello-Board beispielsweise strukturiert und visualisiert den Status von Tasks, an denen mehrere Mitarbeiter beteiligt sind.
Asana
Wenn Du Asana nutzt, weist Du einzelnen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen konkrete Aufgaben zu und verlierst dank anschaulicher Boards nicht die Übersicht. Indem Du Routineaufgaben automatisierst, hast Du mehr Zeit und Raum, Dich auf Deine Kernkompetenzen und wirklich wichtige Arbeiten zu fokussieren.
Slack
Mit Slack weist Du den täglichen Aufgaben verschiedenen Channels zu. Hierdurch strukturierst Du Die Aufgaben und organisierst Notizen. Gleichzeitig erleichtert Slack den Austausch mit Kollegen und Kolleginnen durch die Chatfunktion.
8. Erinnere Dich an deine Pausen
Pausen sind wichtig, um Deine Energie aufrechtzuerhalten und Deine Produktivität zu steigern. Doch wann ist es Zeit für eine Pause? Wenn du Dich müde fühlst, ist es meistens schon zu spät. Die Konzentration hat schon viel früher nachgelassen. Weil wir unseren Job als Herausforderung betrachten und daraus Antrieb schöpfen, haben wir nicht das Gefühl, dass man eine Pause braucht. Deshalb solltest Du Hilfsmittel zu nutzen wie Rituale mit Kollegen, mit denen man gemeinsam einen (virtuellen) Kaffee trinkt oder du stellst dir einen Timer für deine Pausen, um dich daran zu erinnern durchzuatmen. Oder man nimmt sich immer dann eine Pause vor, wenn etwas Wichtiges erledigt ist.
Zeitmanagement: Wie lange sollte Deine Pause dauern?
Es gibt tatsächlich verschiedene Pausenarten. Mikropausen sind, wenn Du am Schreibtisch arbeitest und mal kurz den Blick aus Deinem Fenster schweifen lässt. Minipausen sind ein- bis dreiminütige Pausen, bei denen man am Platz bleibt, sich aber kurz streckt oder etwas anderes macht als arbeiten. Kurzpausen dauern fünf bis zehn Minuten. Eine wirksame Pause muss gar nicht immer lang sein, denn alle Pausenarten sorgen für Erholung.
Nutze Pausen auch unbedingt, um nach draussen zu gehen und frische Luft zu schnappen.
9. Vermeide Multitasking
Menschen, die glauben, gut in Multitasking zu sein, belügen sich leider selbst. Tatsächlich betreiben sie nicht Multitasking, sondern Task-Switching! Sie wechseln innerhalb von Millisekunden zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her. Mehrere Studien bestätigen es sogar: Multitasking ist für das Gehirn gar nicht möglich. Dein Gehirn kann sich nur auf eine komplexe Aufgabe fokussieren.
10. Reflektiere regelmäßig
Überprüfe täglich, wöchentlich und auch monatlich Deine Time Management-Techniken und überleg Dir, wie Du sie verbessern kannst.
Folgende drei Fragen können Dir dabei helfen:
- Welche Aufgabe schiebe ich besonders häufig auf und welches Muster erkenne ich darin?
- Was sind momentan meine grössten Zeitfresser und Zeitdiebe?
- Benutze ich meine Tools, dir mir beim Zeitmanagement helfen?
Indem Du Deine Zeit effektiv verwaltest, kannst Du als Lifecoach mehr erreichen und Deine Klienten besser unterstützen. Mit diesen Tipps kannst Du Deine Time Management-Fähigkeiten verbessern und Dein Business erfolgreich aufbauen.
